Mutuelle d’entreprise : le socle minimum à respecter
Votre entreprise a mis en place une mutuelle il y a plusieurs années. Les cotisations sont prélevées chaque mois, les salariés sont couverts et le contrat suit son cours. Tout semble en ordre, et pourtant la conformité d’un régime de complémentaire santé ne se mesure pas seulement à l’existence d’un contrat.
Depuis le 1er janvier 2016, toute entreprise doit proposer une complémentaire santé collective à ses salariés. Le risque peut se concrétiser lors d’un contrôle URSSAF ou lors du départ d’un salarié. Ainsi, un manquement ancien peut coûter la perte des exonérations sociales attachées aux contributions patronales. Voici les points qui méritent d’être étudiés.
Une obligation, mais pas n’importe quelle couverture
Tout employeur du secteur privé doit proposer une complémentaire santé collective à ses salariés, quelle que soit leur ancienneté.
Pour être conforme, la couverture doit respecter plusieurs conditions : l’employeur doit financer au moins 50 % de la cotisation ; l’adhésion est obligatoire, sauf dans les cas de dispense prévus par les textes. Enfin, la couverture doit respecter un socle minimal de garanties, appelé contrat responsable.
Le contrat responsable répond à un cahier des charges réglementaire qui encadre notamment les niveaux de remboursement et certaines dépenses qui ne peuvent pas être prises en charge. Avoir une mutuelle ne suffit donc pas : encore faut-il que le dispositif mis en place dans l’entreprise soit conforme.
Si l’entreprise est couverte par une convention collective ou un accord de branche, le contrat de complémentaire santé peut prévoir des garanties minimales ou un niveau de financement plus favorable que le minimum légal.
Les dispenses : encore faut-il pouvoir les justifier
Dans certaines situations, le salarié peut demander à ne pas adhérer au régime collectif obligatoire. Cela peut notamment concerner certains salariés en CDD de moins de trois mois, certains salariés à temps partiel ou des salariés déjà couverts par un autre régime répondant aux conditions prévues par les textes.
L’entreprise doit donc vérifier, selon le motif invoqué, que le salarié remplit bien les conditions de dispense. La demande de dispense doit avoir été effectuée dans les formes requises et les justificatifs doivent être fournis. Ensuite, le dossier doit être correctement conservé. Une bonne pratique RH consiste donc à mettre en place une procédure de dispense claire, appliquée de manière systématique et régulièrement mise à jour, le cas échéant.
Portabilité : le départ du salarié ne signifie pas forcément la fin de la complémentaire santé
Il y a un autre point qui peut être oublié : que se passe-t-il lorsque le salarié quitte l’entreprise ? Sous certaines conditions, un ancien salarié peut continuer à bénéficier gratuitement de la complémentaire santé de l’entreprise au titre de la portabilité. Le dispositif s’applique lorsque la rupture du contrat de travail, hors faute lourde, ouvre droit à une prise en charge par l’assurance chômage.
Le maintien des garanties dure pendant la période d’indemnisation chômage, dans la limite de 12 mois et de la durée du dernier contrat de travail. Ce point est particulièrement important pour les équipes RH. L’employeur doit notamment signaler le maintien des garanties dans le certificat de travail et informer l’organisme assureur de la cessation du contrat.
Une complémentaire santé se vérifie au fur et à mesure que l’entreprise évolue
Un dispositif conforme au moment de sa création n’est donc pas forcément sécurisé dans les années suivantes. Une revue régulière permet de rapprocher le régime prévu de ce qui est réellement appliqué, comme par exemple : le niveau de financement, les garanties, les cas de dispense ou encore le droit à la portabilité.
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Aliado Conseil, cabinet de conseil RH aux PME.